Behandling af Persondata

Privatlivspolitik for Ærø Club for Hundeførere

(Herefter kaldet Ærø Hundeklub)

 Ærø Hundeklubs dataansvar

I forbindelse med indmeldelse i Ærø Hundeklub, Marstalsvejen 34, 5960 Marstal, bliver du bedt om en række personoplysninger, som klubben opbevarer på elektronisk form. Disse oplysninger er omfattet af databeskyttelsesforordningen (EU forordning). Det grundlæggende princip for forordningen er:

EU-borgernes data skal behandles sagligt, med et formål, være korrekte, behandles sikkert og med en passende fortrolighed/sikkerhed. Derudover må der ikke behandles mere data end nødvendigt, og så skal data slettes, når de ikke længere skal bruges.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de nedenstående angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ærø Hundeklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Formand:             Lasse K. Larsen
Adresse:              Strandstræde 9, 5960 Marstal
CVR:                    34407495
Telefonnummer:  +45 40245064
Mail:                     formand@aech.dk

Website:               www.aech.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Informationer oplyst af medlemmet
    • Fornavn, mellemnavn og efternavn
    • Adresse, postnummer og by
    • E-mail adresse
    • Telefonnumre
    • Fødselsdag
  • Informationer tilføjet af klubben:
    • Medlems nummer
    • Hunde race
    • Hundens fødselsdato
    • Hundens navn
    • Hundeforsikrings forhold (Sikkerhed)
    • Vaccinations forhold (Sikkerhed)

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Formålet med at indsamle oplysningerne er, at kunne:

  • Opkræve kontingent og træningsgebyr
  • At lave holdlister
  • Bruge e-mail til kontakt ved opkrævning eller generel information vedr. medlemskabet
  • Videregive statistiske informationer til Ærø Kommune og diverse fonde i forbindelse med ansøgning om tilskud til klubbens arbejde
  • Afsende nyhedsbreve

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af hold mv.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne mv., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen og ved foreningens arrangementer, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Af praktiske, administrative og lovgivningsmæssige hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
  • Opfyldelse af lovgivningen vedrørende børneattester.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde (for eksempel indhentning af børneattester) er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Ærø Hundeklub videregiver kun statistiske oplysninger ikke personoplysninger.

Ærø Hundeklub videregiver ikke oplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Oplysningerne opbevares i en computer med pass word hos sekretæren samt udskrevet opbevaret aflåst hos kassereren.

Trænerne modtager en holdliste med navn, adresse, tlf., e-mail og info. om hunden. Listen destrueres når træningen er færdig.

Af hensyn til regnskabslovens bestemmelse om, at regnskabsbilag skal opbevares i 5 år, opbevares dataene i 5 år efter tidspunktet for medlemmets udmeldelse.

Dine pligter

Det er nødvendigt for klubbens drift, at vi har de nævnte oplysninger om vores medlemmer dataregistreret. Du kan således ikke være medlem af Ærø Hundeklub uden at give disse oplysninger. Det er din pligt at meddele klubben, hvis du skifter navn, adresse, telefon, e-mail eller lignende.

Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at se de oplysninger, som Ærø Hundeklub opbevarer om dig, og du har naturligvis krav på at få rettet forkerte oplysninger. Du har endvidere ret til at få dine oplysninger udleveret på et maskinlæsbart format, f.eks. i et regneark.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hvis du oplever, at dine data anvendes til andet formål, end det her beskrevne kan du i første omgang klage til Ærø Hundeklubs formand. Næste klageinstans er Datatilsynet: www.datatilsynet.dk

Hvis Ærø Hundeklub opdager, at der har været et brud på datasikkerheden, hvorved dine data er kommet i uvedkommende personers besiddelse, vil du og datatilsynet blive underrettet herom indenfor 72 timer efter at sikkerhedsbruddet er blevet opdaget.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på www.aech.dk

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.